Qual software de faturação utilizar

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O software de faturação é uma ferramenta fundamental (e também obrigatória por lei) para as mais elementares tarefas de gestão da sua micro-empresa. Escolha uma aplicação simples e fácil de utilizar. Evite cair no excesso de funcionalidades que nunca vai utilizar.

Para os pequenos negócios, sem dúvida, a melhor opção é uma aplicação que funcione na cloud, ou seja, baseada na internet. Isto evita preocupações com a sua infraestrutura informática. Uma avaria nos seus computadores não são uma preocupação para a faturação pois os dados residem num datacenter com backups automáticos e redundâncias para os sistemas mais críticos. Simplificando, os seus dados estão mais seguros. Se o PC onde faz a faturação falhar poderá utilizar o telemóvel para emitir a fatura e enviar por email um pdf para ser impresso em qualquer impressora.

As aplicações mais básicas permitem emitir faturas e isso pode ser suficiente para uma boa parte dos pequenos negócios. Se não necessita de mais não complique.

Necessita gerir stocks?

Se necessita manter stocks bem atualizados deve garantir que a aplicação lhe permite emitir documentos que façam essa movimentação. O stock pode ser transferido pela emissão da fatura mas também pode ser transferido através da emissão de uma guia de remessa, por exemplo. Certifique-se que a aplicação se adequa ao seu negócio para não ter que adequar o seu negócio ao software de gestão.

Verifique se permite a gestão de vários armazém pois isso pode ser importante na sua gestão. Lembre-se que um armazém não é apenas aquele edifício onde armazenámos os stocks. Um armazém pode ser a zona de produtos acabados (no final da linha de produção), a loja de venda ao público, uma arrecadação onde colocámos os produtos em fim de vida (monos), etc. Se realmente necessitámos de uma boa gestão de stocks devemos exigir um software que permita a emissão de guias internas que registem e efetuem a transferência de produtos entre armazéns (dentro da própria empresa). Desta forma sabemos, além do número de unidades de produto, a localização exata do produto.

Necessita gerir encomendas?

Muitos negócios (mesmo pequenos negócios) necessitam de um fluxo documental mais complexo no que diz repeito a encomendas de clientes. Por exemplo, o processo pode começar com um pedido de orçamento por parte de um cliente. Esse pedido dará origem a uma proposta (ou orçamento, ou fatura pró-forma) que será ACEITE ou não pelo cliente.

As propostas não aceites poderão (e deverão) ser alvo de análise posterior. As propostas ACEITES serão transformadas em Encomendas. Partindo do princípio que o produto não terá de ser produzido (ou está em stock ou será alvo de uma encomenda a um fornecedor) essa encomenda vai gerar uma Guia de Remessa, ou Guia de Transporte e a respetiva Fatura.

Tenha o básico gratuitamente

No momento em que escrevo este artigo temos diversas empresas a oferecer as funcionalidades básicas de faturação por 0€ mas por 1 mês ou 3 meses. É ótimo para experimentar mas quando começar a emitir faturas reais convém ser na aplicação que escolheu, pelo menos para esse ano fiscal.

Algumas aplicações disponíveis no mercado (devidamente aprovadas pela AT):

As aplicações da Primavera Software são gratuitas para empresas com faturação até 40.000€ anuais.