Melhores práticas na gestão de stocks

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Na grande distribuição e no setor industrial gerir o inventário de forma eficiente é um dos maiores desafios que podemos enfrentar. Apontámos aqui as quatro melhores práticas seguidas pelos gestores com a responsabilidade de assegurar que os materiais estão sempre disponíveis ao mais baixo custo.

A gestão de stocks afeta, e é afetada, por um enorme número de fatores dentro e fora da sua empresa. Manter um nível de stocks baixo não parece ser tarefa difícil, mas coloca em risco as relações de confiança com clientes quando não podemos satisfazer de imediato as suas necessidades. Manter um nível elevado de stocks irá servir melhor os clientes, mas coloca em risco a rentabilidade do negócio. Gestão de stocks é sobretudo encontrar um equilíbrio entre essas duas dimensões.

Reunimos aqui as melhores práticas que deverá seguir para melhorar a eficiência da gestão dos stocks da sua empresa:

Mantenha uma contagem de stocks clara e rigorosa

Pode parecer óbvio, mas infelizmente, em muitas empresas isto não acontece. Este é o primeiro passo para uma gestão eficiente dos stocks. Saber exatamente qual a quantidade de cada produto e manter essa quantidade sempre correta. Muitas empresas negligenciam a contagem, fazem reposições quando não é necessário e perdem vendas porque deixam esgotar um produto importante.

Organize o stock no armazém de forma lógica

A maior parte das empresas armazena o stock de forma aleatória. É importante dividir o stock em duas ou três categorias de acordo com a importância para o seu negócio. Sabemos que muito do que está armazenado tem rotação quase nula ou é mesmo «lixo» que somos forçados a guardar por questões contabilísticas. Esse material menos importante deverá constituir um grupo dentro do armazém e ser remetido para uma zona mais interior. O grupo mais importante merecerá um espaço mais perto das zonas de carga e descarga. Dentro de cada grupo, poderá organizar o espaço por categoria, subcategoria e produto, ou da forma mais indicada para o seu negócio.

Prever a procura

Muitos gestores pensam que se pudessem dar uma vista de olhos na procura futura dos seus produtos, o seu problema de stocks estaria resolvido. Infelizmente, as suas previsões estão dependentes de forças externas sobre as quais terá pouco controlo. Isto não é dizer que as previsões não sejam importantes. Apenas são menos importantes do que manter uma contagem correta dos stocks e uma armazém bem organizado.

De acordo com a consultora Gartner, encontrar um equilíbrio entre modelos estatísticos e previsões colaborativas pode ajudar a melhorar a qualidade das previsões. As previsões colaborativas são aquelas resultantes dos contactos permanentes com clientes e fornecedores que nos permitem antever as ações que estes poderão tomar.

Aprenda com os seus erros

Mesmo mantendo uma contagem rigorosa e permanente dos seus stocks, com o seu armazém bem organizado e estruturado, com um eficiente modelo de previsão onde se baseia para efetuar encomendas, irá cometer erros. É importante perceber porque é que os cometeu. É necessário voltar atrás na cadeia de eventos que o levaram a encomendar uma determinada quantidade do produto A com a nova informação de que só precisaria de metade.

Na gestão de stocks chama-se a isto «root cause analysis», e deve ser feito sempre que tiver um produto com rotação quase nula ou obsoleto (SLOB - Slow Move or Obsolete) e descobrir porque é que esse produto acabou no seu armazém. Pretende-se com isto minimizar o número de produtos que terminam a vida no seu armazém, que é tudo aquilo que o gestor de stocks não quer.